Każde hasło Polskiej Encyklopedii Gitary powstaje według tej samej procedury, w pięciu krokach. Dzięki temu hasła mają jednakową budowę i jednakowo sprawdzone fakty.
1. Trzy niezależne poszukiwania
Materiał do hasła zbieramy z trzech stron naraz: ze źródeł własnych (strona pracowni, katalogi, wywiady z lutnikiem), ze źródeł niezależnych (muzea, książki, prasa fachowa, encyklopedie) oraz z danych rynkowych (karty instrumentów u wyspecjalizowanych sprzedawców, wymiary, drewno, ceny z rokiem).
2. Oznaczanie pewności
- Dwa źródła — fakt potwierdzony w dwóch niezależnych miejscach trafia do tekstu wprost.
- Jedno źródło — fakt podajemy z nazwą źródła, np. „według Metropolitan Museum…”.
- Spór — gdy źródła podają różne daty czy nazwiska, opisujemy wszystkie wersje w dziale „Sporne szczegóły”.
3. Redakcja
Z zebranego materiału powstaje hasło o stałej budowie: definicja, znak rozpoznawczy, metryczka, działy tematyczne z tabelami, „Zobacz też” i pełna lista źródeł z adresami.
4. Korekta polszczyzny
Każde hasło przechodzi osobną korektę językową: ortografia, interpunkcja, odmiana nazwisk obcych, jednolita terminologia.
5. Weryfikacja
Wątpliwości zgłoszone podczas korekty rozstrzygamy ponownie w źródłach. Datę ostatniej weryfikacji podajemy na końcu każdego hasła.
Kto pisze hasła
Hasła opracowuje zespół pasjonatów gitary klasycznej i flamenco, którzy poznali się przed laty w akademii muzycznej. Pracami redakcji kieruje Józef Mastalerz. Każdy fakt w haśle ma podany adres źródła, które można sprawdzić samodzielnie.